Il Whistleblowing è un fondamentale strumento di compliance aziendale, tramite il quale i dipendenti oppure terze parti (per esempio un fornitore o un cliente) di un’azienda possono segnalare, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività. Violazioni di leggi o regolamenti, reati e casi di corruzione o frode, oltre a situazioni di pericolo per la salute e la sicurezza pubblica.

Oltre a quella intrinseca della prevenzione degli illeciti, l’utilità aggiuntiva e di valore del whistleblowing è quella di coinvolgere e sensibilizzare i cittadini nella lotta all’illegalità, responsabilizzandoli e richiedendo la loro partecipazione attiva per migliorare la società.

*Whistleblower in inglese significa “soffiatore di fischietto”: il termine è una metafora del ruolo di arbitro o di poliziotto

INFORMATIVA GENERALE WHISTLEBLOWING

1. Premessa

La presente informativa è rivolta a tutti i soggetti che si rapportano con Massimi Aurelio e Figli S.r.l. e
sono legittimati alla segnalazione di eventuali illeciti aziendali in cui fossero direttamente coinvolti o di
cui fossero venuti a conoscenza.
La presente informativa ha lo scopo di informare i potenziali soggetti segnalanti in maniera chiara e
sintetica sul canale di segnalazione messo a disposizione per il cd. whistleblowing, sul suo meccanismo
di funzionamento, sull’iter procedurale e sui termini di riscontro e sull’osservanza delle disposizioni in
materia da parte della Società.
L’informativa è messa a disposizione ed a conoscenza dei potenziali interessati, attraverso: pubblicazione
sul sito www.massimiecologia.it così da esser resa ai soggetti esterni e messa a disposizione dei lavoratori
di Massimi Aurelio e Figli S.r.l.; affissione nelle bacheche aziendali di tutte le strutture della Società;
Massimi Aurelio e Figli s.r.l. si riserva il diritto, a sua discrezione, di cambiare, modificare, aggiungere o
rimuovere qualsiasi parte della presente informativa ed in qualsiasi momento.
Al fine di facilitare la verifica di eventuali cambiamenti, l’informativa conterrà l’indicazione della data di
aggiornamento.

2. Canali di segnalazione

I canali previsti dalla normativa di riferimento sono i seguenti:
- interno (nell’ambito del contesto lavorativo);
- esterno (ANAC);
- divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di
raggiungere un numero elevato di persone);
- denuncia all’Autorità Giudiziaria o contabile._
In via prioritaria, i segnalanti sono incoraggiati ad utilizzare il canale interno e, solo al ricorrere di
certe condizioni, possono effettuare una segnalazione esterna o una divulgazione pubblica.
Canale interno (nell’ambito del contesto lavorativo)
Al fine di favorire la ricezione di segnalazioni tramite canale interno, Massimi Aurelio e Figli S.r.l.
mette a disposizione dei dipendenti e degli stakeholder esterni un ampio ventaglio di canali di
comunicazione, fruibile sia via posta che tramite piattaforma informatica.
Segnalazione a mezzo posta
Nel caso in cui il segnalante intenda utilizzare il canale effettuare una segnalazione scritta, deve indirizzare
la comunicazione a: c.a. Ufficio Segnalazioni – Via Praga n. 23 – 00055 Ladispoli (RM) Massimi
Aurelio e Figli S.r.l. Whistleblowing – RISERVATO/CONFIDENZIALE
La corrispondenza sarà aperta unicamente dal componente delegato di US/OdV, formalmente incaricato
per la gestione del canale. Oltre ad un obbligo di riservatezza, imposto dal ruolo, il componente delegato
per la gestione del canale è tenuto al puntuale rispetto delle cautele progettate per garantire la riservatezza
del segnalante.
Piattaforma informatica
La piattaforma informatica è accessibile mediante link diretto comunicato a tutto il personale.
Una volta effettuato l’accesso sarà possibile inserire la propria segnalazione mediante semplice
compilazione del form prestabilito.
La piattaforma informatica offre la massima tutela e protezione dell’identità del segnalante, applicando le
cautele già descritte. In particolare, le segnalazioni effettuate tramite la piattaforma informatica saranno
prese in carico dal solo componente delegato.
Qualora, per necessità di istruttoria, questo debba trasmettere il contenuto della segnalazione, non potrà
in nessun caso rivelare:
- l’identità del segnalante (se dichiarata);
- elementi che consentano di risalire direttamente all’identità del segnalante.
Si ricorda che la tutela del segnalante non può essere garantita qualora sia accertata l’infondatezza ed il
carattere diffamatorio della segnalazione, configurando in tal modo un comportamento doloso del
segnalante.
Canale Esterno (ANAC)
I segnalanti possono utilizzare il canale esterno (ANAC) quando:
- non è prevista nell’ambito del contesto lavorativo l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione
interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto
richiesto dalla legge;
- la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
- la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla
stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un
rischio di ritorsione;
- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo
imminente o palese per il pubblico interesse.
Le modalità di segnalazione sono dettagliatamente riportate nel sito dell’ANAC alla pagina
https://www.anticorruzione.it/- /whistleblowing#p3.
L’ANAC provvede quindi a:
- a dare avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data del
suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in
cui l’ANAC ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità del
segnalante;
- mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest’ultima, se necessario,
integrazioni;
- dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
- svolgere l’istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e
acquisizione di documenti;
- dare riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6
mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso,
dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento;
- comunicare alla persona segnalante l’esito finale della segnalazione.
Divulgazione Pubblica
I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:
- la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha
effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in
merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo
imminente o palese per il pubblico interesse;
- la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il
rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso
concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato
timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o
coinvolto nella violazione stessa.

3. Denuncia alla Autorità Giudiziaria o contabile nelle modalità di legge

Soggetti legittimati all’invio delle segnalazione di illeciti aziendali, tutti i soggetti elencati all’art. 3 del D.lgs. n. 24/2023. A titolo esemplificativo e non esaustivo la segnalazione può avvenire da parte: – dei dipendenti di Massimi Aurelio e Figli S.r.l.; – di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi, ivi compresi quelli con rapporto di collaborazione che intrattengono rapporti con Massimi Aurelio e Figli S.r.l.

4. Estensione della tutela

La tutela dei segnalanti è garantita:
- nel caso dei lavoratori dipendenti di Massimi Aurelio e Figli S.r.l. durante tutta la vigenza del
contratto, ivi incluso il periodo di prova ed inoltre è estesa alle fasi di selezione, a quelle
precontrattuali in genere e, nel caso di cessazione del rapporto di lavoro oltre la fine dello stesso
rapporto qualora il lavoratore sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illeciti aziendali in
concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro;
- nel caso di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi e altri soggetti che intrattengono
un rapporto di collaborazione con Massimi Aurelio e Figli S.r.l. per tutta la durata del rapporto,
ivi incluse le fasi precontrattuali e oltre il termine del contratto qualora il soggetto sia venuto a
conoscenza o sia stato vittima di illecito aziendale in concomitanza o successivamente alla cessazione
del rapporto.

5. Tipo di segnalazioni ammesse

Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante,
configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa
e contabile e siano lesivi di un interesse pubblico o privato.
A titolo esemplificativo questo canale può essere utilizzato per segnalare fatti o situazioni in grado di
arrecare un danno o un pregiudizio a Massimi Aurelio e Figli S.r.l., quali ad esempio:
- comportamenti attuati in violazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo, del codice
etico o di altre disposizioni interne all’organizzazione;
- comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001;
- comportamenti perseguibili sotto il profilo legale (penalmente rilevanti o soggetti a sanzioni
amministrative);
- comportamenti in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine o alle altre risorse di
Massimi Aurelio e Figli S.r.l.;
- comportamenti in grado di comportare danni per l’ambiente, la salute e la sicurezza delle risorse, dei
clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e la sicurezza delle reti e
sistemi informativi.

6. Iter procedurale per segnalazione interna

Il soggetto che intende fare una segnalazione interna può procedere tramite invio postale (cartaceo della
segnalazione stessa) oppure accedendo alla piattaforma informatica dedicata. La pagina iniziale del
portale fornisce una introduzione generale sul funzionamento del sistema, sulla gestione della
segnalazione e sulla garanzia dell’anonimato.
Nella pagina iniziale denominata “SEGNALAZIONI” è presente:
- l’informativa privacy per i dipendenti
- l’informativa WHISTLEBLOWING, segnalazione di illeciti aziendali
- Il pulsante “ACCEDI ALLA PAGINA SEGNALAZIONI”. Accedendo alla pagina e cliccando il pulsante “INVIA UNA SEGNALAZIONE”, il segnalante accede ad un modulo preimpostato che consente di
tipizzare il caso ed effettuare la segnalazione in forma completamente anonima o fornendo riferimenti
personali sia del segnalante, sia degli eventuali soggetti che hanno posto in atto condotte illecite. Il
segnalante ha facoltà di allegare documenti, immagini (file elettronici) che reputa utili a sorreggere e/o
integrare la segnalazione di illecito.
Una volta finalizzato l’invio:
- al segnalante viene indicato il numero di caso e viene raccomandata l’annotazione dello stesso in
quanto solo attraverso il numero di caso, il segnalante potrà seguire gli aggiornamenti e gli esiti
riguardanti la sua segnalazione accedendo sul portale whistleblowing e cliccando su segui il tuo caso
- al soggetto formato e deputato alla gestione delle segnalazioni arriva contestualmente una notifica
diretta circa la presenza di una nuova segnalazione. Entro il termine di 7 (sette) giorni la
segnalazione viene presa in carico ed il segnalante può avere il riscontro di questo attraverso un
messaggio di avviso di ricevimento pubblicato all’interno del portale, accedendo nella sezione segui
il tuo caso. Successivamente il soggetto gestore delle segnalazioni, attraverso il portale, può
interfacciarsi con il segnalante attraverso il sistema di messaggistica dedicato se reputa necessari
eventuali approfondimenti oppure, se già in possesso di tutti gli elementi necessari può dare riscontro
al segnalante attraverso il portale. In ogni caso, anche qualora la segnalazione non costituisca un
illecito e/o, risulti infondata o erroneamente presentata (per via dei suoi contenuti) su canale inidoneo,
viene fornito un riscontro al segnalante entro 3 (tre) mesi dalla data di avviso di ricevimento, data
che il portale fa coincidere con quella di invio della segnalazione.

7. Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni

Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate
per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere
dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi
di riservatezza di cui all’art. 12 del D. Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera
e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.

8. Osservanza del divieto di atti ritorsivi.

In ottemperanza alle disposizioni di cui all’art. 17 del D.lgs. n. 24/2023 Massimi Aurelio e Figli S.r.l.
osserverà il divieto di porre in essere qualsiasi atto ritorsivo nei confronti dei segnalanti.

WHISTLEBLOWING
Informativa sulla protezione dei dati personali ex artt. 13 e 14 GDPR 679/201

Tramite il pulsante è possibile raggiungere la sezione “Whistleblowing” dove segnalare, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti riscontrati nel corso della vostra collaborazione con la nostra azienda.